Es un instrumento para la planeación de la función archivística, en el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la Entidad.

Como herramienta de planeación para la coordinación archivística, fija importantes elementos que permiten la Planeación Estratégica para el proceso de Gestión Documental.  Al igual que se cumple con a las directrices de la Ley 594 de 2000, Ley 1712 de 2014 y Decreto 1080 del 26 de 2015 (capítulo V, artículos 2.8.2.5.2. y 2.8.2.9.2.)

Desde el punto de vista archivístico, la tabla de retención documental – TRD es fundamental porque:

• Permiten el manejo integral de los documentos.
• Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total.
• Controlan la producción y trámite documental.
• Identifican y reflejan las funciones institucionales.
• Integran todos los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
• Determinan aquellos documentos que deben conservarse indefinidamente por constituir patrimonio histórico, administrativo, legal, fiscal, contable o por otra razón que haga necesaria su conservación.